Jadwal Pelaksanaan (Time Schedule) Adalah
Secara umum setiap proyek pasti
membutuhkan suatu penjadwalan atau schedule dalam tahapan phase perencanaan,
secara singkat penjadwalan atau schedule konstruksi merupakan suatu cara untuk
menentukan dan menetapkan waktu pelaksanaan item pekerjaan serta alokasi sumber
daya yang akan digunakan, dikenal dengan istilah “man power, material,
equipment” atau dalam Bahasa Indonesia disebut “tenaga manusia, material dan
peralatan” selama proses konstruksi.
Time schedule atau project schedule
dibuat oleh project manager untuk mengatur manusia di dalam proyek dan
menunjukan kepada organisasi bagaimana pekerjaan proyek tersebut akan
dilaksanakan. Setiap proyek membutuhkan Time schedule dan ini merupakan alat
untuk memantau bagi project manager/site manager apakah proyek dan tim masih
terkendali atau tidak.
Project schedule berbentuk kalender
yang dihunbungkan, sebelum jadwal dibuat WBS harus terlebih dahulu ada, jika
tidak ada maka jadwal tersebut akan terkesan semrawut atau mengada-ada.
Definisi Time Schedule
Jadwal pelaksanaan (Time Schedule)
adalah suatu alat pengendalian prestasi pelaksanaan proyek secara menyeluruh
agar pelaksanaan proyek tersebut berjalan dengan lancar.
 |
|
Contoh
Schedule Proyek
|
Fungsi Time Schedule
1) Sebagai pedoman kontraktor untuk melaksanakan suatu pekerjaan
dan sebagai pedoman direksi untuk mengontrol apakah suatu pekerjaan berlangsung
sesuai jadwal atau tidak.
2) Sebagai pedoman untuk mengevaluasi suatu pekerjaan
yang telah diselesaikan.
3) Sebagai pedoman untuk mengatur kecepatan suatu
pekerjaan.
4) Untuk menentukan tahap-tahap pekerjaan sesuai dengan
urutan waktu pelaksanaan.
5) Untuk memperkirakan biaya yang harus disediakan dalam
jangka waktu tertentu, serta untuk memperkirakan jumlah tenaga kerja, jumlah
dan macam peralatan, serta material yang digunakan.
Jenis
Time Schedule
Dalam proyek konstruksi terdapat
beberapa jenis model instrumen penjadwalan yang biasa digunakan baik untuk
proyek yang berskala kecil sampai yang besar baik yang bersifat formal maupun
non formal. Secara umum dalam proyek konstruksi sering kita temukan jenis
penjadwalan atau schedule berupa penjadwalan diagram batang/Gantt Chart dan
Curve-S yang berfungsi memproyeksikan kemajuan progres bobot pekerjaan dan
waktu pelaksanaan. Namun jika dikaji secara luas model penjadwalan memiliki
beberapa jenis dan fungsi yang dapat digunakan dalam proses perencanaan maupun
selama proses konstruksi berlangsung, Ada beberapa bentuk time schedule dalam
proyek konstruksi, diantaranya:
1) Schedule Waktu Tertentu
Schedule waktu tertentu seperti
Schedule harian, schedule mingguan, bulanan, tahunan.
2) Bar chart
Sekumpulan daftar kegiatan yang
disusun dalam kolom arah vertikal, dan kolom arah horizontal menunjukkan skala
waktu. Saat mulai dan akhir dari sebuah kegiatan dapat terlihat dengan jelas
sedangkan durasi kegiatan digambarkan oleh panjangnya diagram batang.
3) Curve-S
Sebuah jadal pelaksanaan yang
disajikan dalam bentuk table dan bagan menyerupai huru S. Model penjadwalan
semacam ini berupa penjadwalan yang berfungsi untuk memberikan informasi berupa
bobot pekerjaan (Sb-y) dengan index dari 0 – 100% berdasarkan waktu durasi
proyek (Sb-x) sehingga hubungan kedua sumbu tersebut membentuk kurva yang
berbentuk S. Curve-S umumnya berguna dalam memonitoring kemajuan pekerjaan
dalam pelaksanan konstruksi guna bermanfaat dalam memberikan bukti laporan atas
proses administrasi pembayaran kepada pihak pemilik/owner berdasarkan kemajuan
proyek yang telah dikerjakan serta dapat mengetahui kemajuan kinerja waktu
pelaksanaan proyek apakah proyek mengalami kemajuan waktu pekerjaan atau
keterlambatan/varian Curve-S.
4) Gantt Chart
Berupa model penjadwalan atau
schedule yang memproyeksikan item pekerjaan/pada sumbu y terhadap waktu
pelaksanaannya yang berupa model diagram batang/Gantt secara horizontal sepanjang
waktu total penjadwalan pada sumbu x/durasi proyek. Model penjadwalan ini
berfungsi memberikan informasi urutan item pekerjaan yang akan dikerjakan
secara sistematis dan juga dapat memberikan informasi berupa kemajuan proyek
berdasarkan jadwal rencana dan aktual selama proses konstruksi dan tidak
memberikan informasi lainnya seperti kinerja biaya, jalur kritis dan bobot
pekerjaan.
5) Earned Value Management
(EVM)/Earned Value Analysis (EVA)
Model penjadwalan atau schedule
semacam ini pada dasarnya merupakan instrumen pengukuran kinerja/performance
nilai hasil terhadap waktu dan biaya suatu proyek khusunya di bidang
konstruksi. Parameter dasar pada metode EVM yaitu:
a) Budgeting
Cost Work Performance (BCWP)/Earned Value (EV)
Yaitu nilai hasil bobot pekerjaan
aktual di lapangan dikalikan dengan harga satuan pekerjaan pada setiap item
pekerjaan yang telah dikerjakan.
b) Actual
Cost Work Performance (ACWP)
Merupakan parameter yang
menunjukkan biaya aktual yang telah dikeluarkan pada suatu pekerjaan sampai
periode dilakukannya evaluasi kinerja.
c) Budgeting
Cost Work Scheduled (BCWS)/Planned Value/PV
Parameter yang menunjukkan rencana
biaya yang akan dikeluarkan berdasarkan perencanaan schedule yang dibuat.
Pemodelan penjadwalan kinerja ini
juga dapat menganalisis tingkat penyimpangan/varians waktu dan biaya proyek,
indeks kinerja waktu dan biaya serta dapat digunakan dalam meramalkan/estimasi
total waktu dan biaya proyek secara keseluruhan berdasarkan index kinerja
proyek yang telah dikerjakan sampai pada saat proyek dievaluasi. Earned Value
Management (EVM)/Earned Value Analysis (EVA).
6) Network Planning/Jaringan Kerja
Jadwal kegiatan pekerjaan berbentuk
diagram network, model Ini digunakan dalam penyelenggaraan proyek yang
produknya adalah inormasi mengenai kegiatan kegiatan yang ada didalam proyek
yang bersangkutan merupakan model instrumen pengukuran jadwal proyek dengan
menggunakan logika jaringan kerja untuk mendeteksi item pekerjaan yang berada
pada jalur kritis maupun untuk mengetahui waktu detail pekerjaan yaitu dapat
menentukan waktu yang paling cepat atau Early Time dan waktu paling lama atau
Latest Time untuk dikerjakan dan waktu selesainya pada setiap item
pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Model jaringan kerja bisa berupa
Critical Path Method (CPM), Predence Diagram Method (PDM) dan Program
Evaluation Review Technique (PERT). Ketiga model jaringan kerja tersebut
disesuaikan dengan jenis proyek yang akan dikerjakan misalnya untuk metode PERT
lebih ideal gunakan jika proyek masih tergolong baru dimana waktu estimasi
penjadwalannya masih belum pasti dimana perobabilitas waktu pelaksanaannya
dapat lebih cepat ataupun lama.
7) Resources Scheduled Distribution
Model penjadwalan ini merupakan
uraian dari penjadwalan sebelumnya dimana dalam penjadwalan ini hanya berfokus
pada sumber daya yang akan dijadwalkan selama proses konstruksi baik distribusi
jadwal tenaga kerja, material dan peralatan proyek. Fungsi dari model
penjadwalan ini yaitu dapat memberikan informasi target alokasi sumber daya
berdasarkan jumlah yang akan direncanakan/digunakan pada periode pelaksanaan
proyek, sehingga dapat mencegah terjadinya keterlambatan waktu alokasi sumber
daya proyek di lapangan yang tentunya mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek
secara keseluruhan.
Pembuatan
Time Schedule
Pembuatan
jadwal pelaksanaan (Time Schedule) harus memperhatikan beberapa faktor:
1) Kondisi Atau Keadaan Lapangan
Seperti memantau kondisi di
lapangan, mempelajari medan yang akan dibangun untuk proyek konstrusi tersebut
atau Penelitian dilapangan, sehingga didapat data-data yang diperlukan dalam
pelaksanaan.
2) Metode Pelaksanaan
Spesifikasi pekerjaan dan gambar
secara lengkap yang sesuai dengan persyaratan mutu pekerjaan yang diperlukan
dan Peralatan yang digunakan dalam pelaksaan proyek.
3) Sumber Daya Manusia (SDM)
Kemampuan dan keahlian yang
dimiliki para pekerja, hal ini sangat berpengaruh pada waktu pelaksanaan
pekerjaan.
4) Perkiraan Iklim Dan Cuaca
Faktor cuaca juga mempengaruhi
jalannya pelaksanaan, misalnya pengecoran berjalan kurang baik karena adanya
hujan.
5) Jenis Pekerjaan Dan Spesifikasi
Teknis
Seperti jenis pekerjaan penggalian,
pengecoran atau pekerjaan akan dimulainya proyek, apakah jalan akses masuk
perlu dibuat atau sudah ada, apakah lokasi proyek di tengah hutan dan
mempertimbangkan terlebih dahulu pekerjaan penebasan pohon, land clearing atau
pemindahan tanah.
6) Batasan Yang Ditentukan.
Daerah dimana pekerjaan kontruksi
tersebut memiliki batas yang jelas pada suatu wilayah dan abash secara hukum.
7) Peraturan Pemerintah Daerah
Peraturan yang dibuat dari pemda
setempat karena daerah tersebut berkaitan dengan budaya atau adat dan ijin
lahan dan sebagainya yang menjadi acuan dasar untuk melaksanakan pekerjaan
konstruksi.
Untuk
dapat menyusun time schedule atau jadwal pelaksanaan proyek yang baik
dibutuhkan:
|
Gambar kerja proyek
|
Data lokasi proyek berada
|
|
Rencana anggaran biaya
pelaksanaan proyek
|
Bill of Quantity (BQ) atau daftar
volume pekerjaan
|
|
Data cuaca atau musim di lokasi
pekerjaan proyek.
|
Data jenis transportasi yang
dapat digunakan disekitar lokasi proyek.
|
|
Metode kerja yang digunakan untuk
melaksanakan masing-masing item pekerjaan.
|
Data kebutuhan tenaga kerja dan
ketersediaan tenaga kerja yang di butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
|
|
Data sumberdaya meliputi
material, peralatan, sub kontraktor yang tersedia disekitar lokasi pekerjaan
proyek berlangsung.
|
Data sumber daya material,
peralatan, sub kontraktor yang harus didatangkan ke lokasi proyek.
|
|
Data keuangan proyek meliputi
arus kas, cara pembayaran pekerjaan, tenggang waktu pembayaran progress dan
lain-lain
|
Data kapasitas prosduksi meliputi
peralatan, tenaga kerja, sub kontraktor, material.
|
Kriteria Estimator
Penjadwalan atau schedule suatu
proyek konstruksi selayaknya harus direncanakan secara matang dan optimal guna
menghindari terjadinya keterlambatan waktu proyek/overun scheduled serta
dampak-dampak buruk lainnya.
Suatu perencanaan penjadwalan atau
schedule proyek konstruksi yang baik ditentukan oleh beberapa faktor penentu
khususnya ditujukan bagi seorang estimator schedule, diantaranya:
1) Kemampuan dalam mengestimasi waktu alokasi sumber daya
(peralatan, material dan man power) yang akan dialokasikan selama proyek
konstruksi berlangsung. Hal ini penting mengingat seringnya terjadi
penyimpangan waktu transportasi sumber daya selama proses konstruksi misalnya
yang paling sering terjadi yaitu keterlambatan dalam pengiriman material ke
lokasi proyek yang tentunya akan berpengaruh secara langsung terhadap durasi
total pelaksanaan proyek yang telah direncanakan terlebih jika keterlambatan
tersebut berada pada jalur kritis/Critical Path.
2) Keteraturan yang sistematis dan runtun dalam tahapan
perencanaan pelaksanaan pekerjaan konstruksi, misalnya urutan sistematis item
pekerjaan mulai dari tahap awal sampai akhir yang berurutan dan logis sesuai
dengan kondisi serta perencanaan alokasi sumber daya saat proyek konstruksi
berlangsung. Hal ini juga ditentukan dari tingkat pengalaman seorang estimator
scheduled dalam penjadwalan suatu proyek yang akan dilaksanakan.
3) Kemampuan estimasi lama durasi waktu pelaksanaan pada
suatu item pekerjaan juga menentukan tingkat keberhasilan perencanaan
penjadwalan suatu proyek konstruksi dimana pada faktor ini diperlukan analisis
terhadap besar produktivitas sumber daya yang akan digunakan misalnya
produktivitas tenaga kerja/man power dan peralatan/equipment terhadap volume
total pekerjaan yang akan dikerjakan. Bahkan dalam hal ini seorang estimator
dapat secara langsung menentukan nilai durasi waktu pelaksanaan berdasarkan
pengalaman empiris yang biasa terjadi di lapangan.
Produktivitas
Resources:
Kapasitas
Volume / Waktu Kerja Resources (Cycle Time)
Total Durasi Waktu:
Volume
Total / (Jumlah Resources x Produktivitas Resources)
4) Kemampuan estimasi terhadap hal-hal yang mungkin dapat
terjadi diluar perencanaan selama proses konstruksi berlangsung. Ini juga
menjadi faktor tambahan yang setidaknya harus dimiliki oleh seorang estimator
schedule dalam memprediksi durasi suatu item pekerjaan. Hal tersebut bisa
berasal dari faktor internal maupun eksternal misalnya faktor cuaca, kerusakan
peralatan, timbulnya kecelakaan kerja, masalah sosial, timbulnya klaim, dan
sebagainya.
Namun yang paling penting yaitu
keahlian dan pengalaman seorang estimator schedule dalam menganalisis
perencanaan penjadwalan proyek secara optimal serta pada proses monitoring dan
pengendaliannya. Hal ini dikarenakan pada phase planning/perencanaan suatu
proyek harus dilakukan dengan matang sehingga sekurang-kurangnya dapat menekan
tingkat risiko potensi penyebab keterlambatan khususnya pada saat phase
pelaksanaan konstruksi dengan tingkat kompleksitas yang tinggi. Dari paparan
berbagai strategi dan model penjadwalan suatu proyek konstruksi di atas kiranya
dapat bermanfaat bagi pihak yang berkecimpung dalam bidang industri konstruksi.
Beberapa hal perlu diperhatikan ketika membuat project schedule, seperti:
1) Alokasi Resource Pada Pekerjaan
Resource bisa berupa berbagai hal
seperti manusia, barang, peralatan computer dan proyektor, tempat ruang rapat,
misalnya atau layanan seperti training atau tim pendukung out source yang
dibutuhkan dan mungkin ketersediaannya terbatas.
Bagaimanapun juga resource yang
utama adalah manusia. Pertama, project manager akan mengalokasikan orang-orang
tertentu untuk suatu pekerjaan.
Kemudian, selama pekerjaan tersebut berlangsung, orang tersebut mungkin
menjadi terlalu sibuk sehingga tidak bisa dialokasikan untuk pekerjaan lainnya.
Perhatikan bahwa pemilihan pelaku perlu disesuaikan dengan kemampuan dan
beragai hal lain karena ada pekerjaan yang dapat dilakukan oleh siapa saja,
tetapi umumnya pekerjaan hanya dapat dikerjakan oleh satu atau beberapa orang
saja.
2) Identifikasikan
Setiap Ketergantungan
Sebuah pekerjaan disebut memiliki
ketergantungan jika melibatkan aktivitas, resource atau work product yang
dihasilkan pekerjaan/aktivitas lain.
Contoh: test plan tidak mungkin
dilaksanakan selama software belum ditulis, program baru dapat ditulis setelah
class atau modul dibuat dan dideskripsikan pada tahapan desain. Tiap pekerjaan
pada WBS perlu diberi nomor, dengan angka tersebut bergantung pada nomor
pekerjaan syaratnya. Berikut ini adalah sedikit gambaran tentang bagaimana
suatu pekerjaan menjadi tergantung pada pekerjaan lainnya.
3) Buat
Jadwalnya
Tiap pekerjaan juga memiliki jangka
waktu pekerjaan. Dengan demikian jadwal
bisa dibuat, contoh: Tiap pekerjaan ditunjukkan dengan kotak, sedangkan
ketergantungan antar pekerjaan ditunjukkan dengan gambar panah. Kotak hitam
berbentuk wajik antara D dan E (pada gambar di atas) disebut milestone atau
pekerjaan tanpa durasi. Milestone digunakan untukmenunjukkan kejadian penting
pada jadwal. Sedangkan kotak hitam panjang antara C danD yang juga mengandung
potongan wajik menunjukkan summary task atau dua subpekerjaan yang memiliki
induk yang sama. Jadwal bisa dibuat dalam bentuk Gantt Chart, PERT atau diagram
semacamnya Contoh Gantt Chart yang dibuat dengan sebuah tool manajemen proyek.
Risk Plan
Risk plan adalah daftar
resiko/masalah yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung dan bagaimana
menangani terjadinya resiko tersebut.
Bagaimanapun juga ketidakpastian adalah musuh semua rencana, termasuk
rencana proyek. Terkadang ada saja
waktu-waktu yang tidak menyenangkan bagi proyek, banyak kesulitan terjadi
misalnya suatu resource tiba-tiba tidak tersedia. Oleh karenanya risk plan
adalah persiapan terbaik menghadapi ketidakpastian. Langkah-langkah berikut
dapat menjadi acuan untuk mendapatkan Risk Plan:
1) Pembahasan
Resiko Potensial
Project manager akan memimpin
sebuah sesi/rapat untuk mengidentifikasikan masalah-masalah yang mungkin akan
muncul. Anggota tim akan dipancing untuk mengemukakan resiko-resiko yang
terpikirkan. Project manager akan menuliskannya di papan tulis setiap ada yang
mengemukakan pendapat yang relevan. Sedikit pendapat mungkin akan muncul pada
awalnya, kemudian berlanjut dengan tanggapan yang susul-menyusul hingga
akhirnya suasana mendingin sampai akhirnya pendapat terakhir diutarakan.
Resiko yang dimaksud disini adalah
resiko spesifik. Jika suatu resiko
dirasa belum spesifik maka project manager akan memancing agar permasalahan
disampaikan secara lebih spesifik. Sumber masalah yang baik lainnya adah
asumsi-asumsi yang muncul ketika membuat Vision and Scope dan melakukan
estimasi dengan metode Wideband Dephi.
2) Estimasi
Dan Resiko/Masalah
Tim akan memberikan rating untuk
setiap resiko. Nilainya berkisar dari 1 masalah dengan resiko kecil hingga 5
masalah dengan resiko besar, kemungkinan munculnya besar, mungkin menghabiskan
biaya besar dan sulit untuk membereskannya.
3) Buat
Sebuah Risk Plan
Tim akan mengidentifikasi
langkah-langkah yang akan di ambil untuk mengatasi masalah-masalah yang akan
muncul tersebut, dimulai dari resiko bernilai lima. Penjadwalan Proyek PERT
adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan,
mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu
proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evalution Review Technique
adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat
pada tahun 1950 untuk mengatur programmisil.
Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang
dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.
- Karakteristik
Pert
Dari langkah-langkah penjelasan
metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah
jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam
jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.
Ciri-ciri
jalur kritis adalah:
a) Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam
suatu proses.
b) Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara
selesainya suatu tahap kegiatan dengan
c) mulainya suatu tahap kegiatan
berikutnya.
d) Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan
sifat kritis dari jalur kritis.
- Karakteristik
proyek
a) Kegiatannya dibatasi oleh waktu sifatnya sementara,
diketahui kapan mulai dan berakhirnya.
b) Dibatasi oleh biaya.
c) Dibatasi oleh kualitas.
d) Biasanya tidak berulang-ulang.
- Manfaat
Pert
a) Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap
pekerjaan dalam suatu proyek.
b) Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi
keterlambatan suatu pekerjaan.
c) Dapat mengetahui kemungkinan untuk
mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untukkelancaran proyek.
d) Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah
satu atau beberapa jalur kegiatan.
e) Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.
Sekian untuk pembahasan dalam
materi manajemen konstruksi mengenai time schedule dan hal hal lain yang
berkaitan semoga memberikan manfaat lebih bagi pembaca. Sekian dan Terimakasih.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar